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A4シート1枚で1週間を管理する簡単ライフハック2023年度版[文具]

公開日: : ライフハック, 仕事術

A4シート1枚で1週間を管理する簡単ライフハック2023年度版

A4シート管理術

A4シート1枚で1週間を管理する文具術というのを8年くらい前にBlogで書いたコトがあり、数年ほど続けていてましたが、ログ管理の方法を変更してから、しばし出番がありませんでした。
先日、A4シートをメモとして持ち歩き始めたら、ふたたびA4シート熱?が再発し、いまのライフスタイルに合うカタチにブラッシュアップしてみました。

Blogに書くほどでも?と思っていたのですが、SNSで投稿したところ、フォロワーの数が決して多くはないボクとしては、いい反応が返ってきたので、備忘録も兼ねて2023年度版として紹介してみます。

A4シートのメリット

 まずなぜA4シートかというと、職場はもちろんのこと、一般の家庭でもプリンターは必ずといっていいほど普及しています。このプリンターの標準的なサイズがA4用紙だからです。
A4サイズの規格は横210×縦297mmの「白銀比(はくぎんひ)」と呼ばれる比率で、国際標準規格ISOや日本工業規格JISのA判に準じています。
このほかにB判(B5とかB6)という規格もあって、公官庁では、長い間B判の規格を原則としてきました歴史があります。
しかし、1992年11月の各省庁事務連絡会議 の申合せ「行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針について」に基づき、1997年に行政における文書もすべてA判化されました。
こういった経緯もあり21世紀の今日、紙のサイズはA判がもっとも普及していると同時に、さまざまな印刷物やノートの類い(正直文具業界ではまだB判の規格もあるといえばあるんですが)も、ほぼ主流といえる状況といっていいかと思います。

A4シート1枚に1週間の予定を書き出す

 さて本題に戻ります。
A4規格を前提で話をすすめていくと、A4の半分の大きさはA5、A5の半分はA6、そのA6の半分はA7です。つまり、A4サイズの紙を3回折りたたむとA7サイズになり、これを広げると折り目を境にして8面、つまりA7が8ページ分できる、ということになります。
これを利用して1ページに1日のTodoを書き込んでいけば、大きなノートブックを持ち歩かなくても、さっと取り出して今日や明日のTodoをチェック、視認することができます。

表計算ソフトを使ってかっこいいA4シートを作る

メモシート

 マイクロソフト社のExcelやAppleの標準ソフトのNumbersなどの(ロータス123でもいいよ)表計算ソフトで表を自作した人なら(たぶん)カンタンに作れるといます。
まずはカンタンなA7サイズ8ページ分のメモ用紙を作ることからはじめて、コツがわかれば1weekシートを手掛けてみればいいかな?と思います。

1週間は7日、でもA4シートは8ページ?

8ページ目の使い方:1例


 使い方自由なので、1枚で8日分として使ってもらってもまったくかまいませんが、ボクの場合は最後の8ページ目に1日の朝の日課と今週のTodoを書き込んでいます。
朝の日課は「習慣」として自分自身をよくするために、これだけはやっておきたいということを決めて、良い習慣つくりのための項目を挙げて「朝の行動5則」としています。
これは、毎日のページにも反映させてあります。
あとは、今週のTodoとして、優先事項5項目を挙げて、毎日その進行を意識するようにしています。
ポイントして、日常のルーチンは除外して、この週のイベントだけに絞り込むようにします。
なので、仕事だけでなくプライベートの案件、たとえば〇〇のライブに行くとか、デートなんかも書き込んでおきましょう。お楽しみイベントは、見るときの楽しみを誘発して「よっしゃ!ライブまであと〇日頑張るぞ!」とモチベーションをあげる要因にもなってくれます。

1日1ページの使い方?

 使い方は自由なのでですが、言い出しっぺの責任があるので、少し解説を加えておきます。
・日付
日付はシートを作成する毎に入力しますが、隣の日付シートのセルに計算式を加えておくとその週の第1日目を入力すれば、あとは自動で日付と曜日を入れてくれます(=隣の表のセル番地+1)
・天候
天気で気分も変わるので、備考とおもって1日の終わりに書き込んでおきましょう。
意外と記憶とリンクすることのあるので、書き込んでおいても損はありません。
・2行目
この日のメインイベントとして、大切な会議や商談など、またライブの予定でもかまいません。ここも日常のルーチンとは異なる事項を書いておくとに直す度に、自然と意識が向きます。
・Todo
ここはある程度、ルーチン化されたものでも、すこし大切なこと、優先順位は低いけれどわすれたらアカンことなど、自身の価値観で結構です。
ただし、すべてマス目を埋める必要はありません、無理に書き込んで「嗚呼忙しい」なんて無駄なプレッシャに苛まれる必要はありません。

・その他の目標(評価)

自己採点


①行動五則は先に述べた8ページの習慣つくり「朝の日課」部分です。
②〜④は1日のうちに自分がやりたいことをあげておきます。
ボク自身は気分転換にもなることで思い、掃除やスクワットを組み込んでいます。
⑤otherはそれ以外になにかいつもとは違うことができたことを自分の評価に加えましょう。
・きょうの評価
①〜⑤の項目で達成できた分だけ☆を塗りつぶしましょう。
100満点ではなく60点で合格という程度に、毎日意識して行動している自分を讃えてあげる気持ちで十分です。

A4シートの管理方法

スキャナーを活用する


1週間で使い終えたA4シートは、このままぽいっ!と捨ててしまってもいいですが、自宅にスキャナー(プリンターに内蔵されたモデルもあります)があれば、読み取って保存してから捨ててもかまいません。
A4シート管理術は極めてアナログな手法ですが、必要に応じてデジタルなツールと併用するのもアリ!です。

A5ノートに貼り付ける


アナログで管理する場合、A4サイズのシートなので半分にたためばA5サイズ、そうA5サイズのノートにファイリング(貼り付け)してもOKです。
ボクの場合は以前からA5ノートを業務日誌として使っているので、このノートの余白に貼り付けています。

携帯について

 じつは、このA4シート持ち歩くとに「どうする?」という課題があります。
1週間で使い切るので、テキトーに持ち歩いてボロボロになってもかまいませんが、スマートに持ち歩きたい人には、A7サイズのケースに挟むか(テキトーなもの探して)胸ポケットに定期入れを入れている人なら一緒にしておくだけでも結構行けるはずです。
・紙ケースを自作する

工作で作る


色画用紙を使って簡単なケースを作る事もできます、A7サイズはヨコ74mmタテ105mmなので、このサイズを3枚部並べた大きさで〔余白があると便利なのでタテ110mmが推奨)カットして折り目をつければカンタンです。
折り目やポケットの補強には同色のマスキングテープを使えば目立たなく、それなりの出来になります。

abrAsus(アブラサス)のケース


 ネタバレすると、もともとこのアイデアはスーパークラシックのブランドabrAsusの「保存するメモ帳」を自分なりにアレンジしたもので、付属はメモ用紙でA4シート1週間管理はボクのオリジナルです。

スーパークラシックのサイトで購入可能


ジャストサイズの携帯ケースをお求めならスーパークラシックのサイトから購入できます。

ASHFORDのリアン

ASHFORDの30周年記念モデル・リエン


ボク自身は、abrAsusの「保存するメモ帳」を長く使っていましたが、メモ機能をA7サイズのノートブックに移行して、1週間管理をこのA4シートに集中させたくて、2015年にシステム手帳の老舗メーカーASHFORDの30周年記念で発売されたA7ノートカバー「リアン」を現在も愛用しています。
A7サイズのカバーですが、中にA7ノートを挟んでいるいるために、ジャストフィットとまでは行きませんが、支障のない範囲で使えています。現在「リアン」は廃盤モデルとなっていますが、A7ノートカバーで検索すれば、ひょっとしていい物がみつかるかもしれません。
リアンの記事はコチラ

文具愛好家の考察

 大きな文具店や書店の店頭には、自己啓発系の手帳にはもっと事細かく目標を設定したり、複雑な達成基準を設けて、努力した結果の延長線上に「幸せ」というゴールを目指すモノが数多く並んでいます。(毎年9月から12月には)
そういった手帳の解説記事を雑誌や書籍で手掛けてきたボクとして、ホントに優れたものがたくさんあるのは事実で、実践して人生を豊かにした人も目にしてきました。
でも、それらはやはり本気で取り組んで継続できた、ごく一部の人たちで、そんな手帳があることの知らないごくごく一般の人は、スティーブン・R・コヴィの「七つの習慣」を見たら逃げ出します。(いい本ですがぶ厚くて)
ボク自身サラリーマン時代は忙しくて(そう自分で思い込んでいた)とても手帳と向き合う時間なんかありませんでした。多くの人もきっとそうだと思います。
このA4シート1Week管理シートはとてもカンタンに、といってもはじめて作るのはちょっと面倒かなとボクも思っていますが、一度フォーマットを作ってしまえば、あとは日付も1回だけ、スケジュールを見直すのは大切なことなので、おそらく1週間(=10080分)ある時間のなかで10分間だけ、この作業に使ってもらえたら、たぶん(責任とれないけど)人生がちょっと変わるような気がしてます。
ボク自身も「A4シートで1週間管理術」で、日常の習慣に変化ができましたし、これの記事で仕事ももらえたことがありますのやっぱりいい変化は期待できますよ(当社比・笑)


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