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ミニマリストで行こう!A4シート1枚1週間管理術[ライフハック]

公開日: : ライフハック, 仕事術

ミニマリストA4シートで一週間管理術

きょうの予定を鞄から手帳を取り出して、お目当てのページを見つける。
日常の中で1日に何回かそんな事をしていませんか?

デスクの前にいたら、目の前に予定表があっていつでも確認できる状態であればいいのですが、いざ外出の多い営業職だと、けっこうな手間。

スマートフォンアプリ「Todo」でチェック!

最近はスマートフォンの普及や、Todoなどをチェックするアプリケーションがたくさんあって、それらのツールを活用する人も多くなりました。
ボク自身もiPhoneのアプリでTodoの管理をした事があります。
これが実に便利!
わずか数ステップで目的のページを見つける事ができるので、デジタルツールがアナログツールを超えた!と思いもしました。
が、チェックを行うのことは実に便利なこのツールも、入力作業が実は面倒くさい。
(特にボクは)
1日単位のチェックには優れていても数日先や一週間を俯瞰するとなると、自分でプログラミングでもしない限り、個人の好み(条件)にあったツールをさがすも一苦労です。

A4シート管理術

シンプル活用編

A4シートというのは、サイズがA4という規格の一枚の紙です。
特別な用紙ではなく、会社であればFAXやコピー用紙、自宅でも家庭用プリンターの標準的な用紙もA4サイズです。
A4シートを3回折りたたむと下記の写真のイメージになります。
(罫線はイメージです)

A4シート

A4シート

何も印刷しなくても、これで8ページ分(裏を入れたら16ページ)つまり8日分のブロックが、A4シートを折りたたむだけで、つくる事ができます。

この8ページ(8ブロック)のひとつを1日分にして、その日に必要な「Todo」を書き込めば、コストをほとんどかけることなく、手頃で携帯性抜群な管理ツールの完成です。

いつも胸ポケットに

いつも胸ポケットに

カッコよく見せる活用編

せっかくなのでファーマットを作って印刷してしまいましょう。
ウィンドウズPCならワードやエクセル・MacならNumbersを使って表を作るれる人なら簡単にできるでしょう。
日付やアポの他にチェックボックスを印刷しておけば、毎日書く作業からも解放されます。
さらに、8日目に一週間のTodoや毎日のTodoなどを書いておけば、あとから見直す時にもチェックできます。

サンプル

サンプル

1日Todoページ

スクリーンショット-2016-04-22-09.16.28
このフォーマットもお好みで、ボクの場合は

  • 日時曜日
  • 天候
  • 起床・就寝時間
  • 食事
  • APO(アポイントメント)
  • Todo(チェックボックス付き)
  • 毎日の行動ルール

1週間のDaily Todo&Weekly Taskは8ページ目

スクリーンショット-2016-04-22-09.16.12
この項目は毎日行う事(DaiyTodo)をあらかじめ記入しておくと、毎日書きなおす必要がなくなります、またWeelyTaskはむしろ毎週変更になる可能性がありますが、プリントアウトする前に書き込むことで来週のTaskを認識しなおす効果も得られます。

A4シートを携帯しよう

これで1週間の予定Todoは完璧に持ち歩く事ができるようになりました。
このまま、シャツやジャケットのポケットにいれてOKですが、さらスタイリッシュに携帯するなら、A4シートを財布や定期入れに挟んで持ち歩く事をオススメします。
せっかくのA4シートですが、これから暑くなる季節、意外に胸ポケットは蒸れてしまい、紙が湿ったり最悪のケースは印刷したインクがシャツを汚してしまうといったトラブルが出てしまうかもしれません。

A4シート管理術<デジタル編>

さて1週間が終わりました、仕事にプライベートにボクのパーソナルアシスタントを務めてくたA4をどうしましょう?
「ご苦労さま」ってゴミ箱にっぽい!でもかまいませんが、ここはデジタルツールを使ってライフハックぽっい?事をしてみましょう。
終了したA4シートをスマートフォンのカメラで撮影してクラウドサービズを利用して保存するのをオススメします。
クラウドサービズも有料のものから無料で利用できるサービスもありますが、まずは無料のサービスを使ってみると、各サービスの違いを知る事ができます。
ボクは現在「Evernote(プレミアム)」有料サービスを利用していますが、このA4シートを保存するだけなら無料のサービスでOKです。

A4シート管理術<アナログ編>

A5ノートに貼り付けて管理。
A4シートを半分に折りたたむとA5サイズになります。
折りたたむとA5サイズのノートにジャストサイズで貼り付ける事ができます。
ボクの場合、日常のライフログをA5サイズノート1冊で1ヶ月で管理しています。

A5ノート

A5ノート

無印良品の方眼ノート

100円均一ショップより安い¥84ーで万年筆で筆記しても裏抜けしない最強のA5ノートです。

1週間毎にページ貼り付けます

1週間毎にページ貼り付けます

デジタルとアナログどちらの方法を使っても、あとから調べるときの検索性はすこぶる快適です。

携帯するためのカバー

アブラサスの薄いメモ帳

薄いメモ帳

薄いメモ帳

A4シートをたたんで挟むだけの、とてもシンプルな構造、シンプルがゆえに使い方もいたって簡単です。

たたんではさむだけ

たたんではさむだけ

外にあるポケットにカードの類いも入るので定期券などをいれておいても便利です。

アブラサス公式サイトはコチラ

まとめ

このA4シート管理術は数年前に書いたコトがありました。
じつは先日読んだ「仕事文具」土橋正さんの新刊にこの「薄いメモ帳」が紹介されていて、あたらめて2016年版として加筆改訂してみました。
サラリーマン時代は午前中が社内、午後は営業というスタイルの仕事でしたので、Todoノートはデスク用と外出用の2種類を活用していました。
当時はまだスマートフォンがなく、移動の電車の中でチェックしようとすると、ぎゅうぎゅうの社内で鞄から手帳を取り出すも大変でした(特に東京時代は(^_^))
当時は小型のリングノートを上着の胸ポケットに入れていましたが、あとの管理はほったらかし状態。
当時にこんなツールが・・・いえ、こんな発想ができていれば、より効率の良い仕事ができたんじゃないか?と。
過去を悔やむより、明日からの仕事やプライベートに役立てることができば「良し!」としよう。

参考書籍

「仕事文具」東洋経済新報社刊 土橋正著

とても楽しい本なので、こちらの紹介もちかいうちに。


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